30 de novembro de 2021.
O Comitê de Ética e Compliance das empresas que compõem a UNITED CREATORS, Razão Social UNITED CREATORS PARTICIPAÇÕES LTDA, CNPJ n° 49.380.396/0001-39 (“Comitê” e “UNITED CREATORS”),
composto pelas Razões Sociais e CNPJs SUNO COMUNICAÇÃO INTEGRADA LTDA. – CNPJ n° 27.516.099/0001-35; SUP MÍDIA INTERATIVA LTDA. – CNPJ n° 33.906.896/0001-21; SUPA COMUNICAÇÃO E PUBLICIDADE LTDA. – CNPJ n° 41.272.567/0001-02; REVO COMUNICAÇÃO INTEGRADA – CNPJ n° 61.482.633/0001-07; KORO CREATORS CONSULTORIA E OPERAÇÕES EM MARTECH LTDA – CNPJ n° 51.475.512/0001-45; e LUDI COMUNICAÇÃO EM GAMING LTDA – CNPJ n° 50.589.700/0001-31 , é órgão de planejamento, coordenação e supervisão das atividades de Compliance e Conduta da UNITED CREATORS.
Cabe ao Comitê estabelecer os critérios mínimos de boas práticas relativas à matéria para serem seguidos por colaboradores e parceiros de negócios e comerciais – clientes, fornecedores e demais partes relacionadas –, de forma a assegurar o cumprimento das diretrizes estabelecidas neste Código de Ética e Conduta e suas políticas complementares, garantindo um ambiente de negócios íntegro e a preservação do ativo reputacional da UNITED CREATORS.
Este Comitê é formado por um grupo de trabalho orientado à instrução das atividades consultivas, investigativas e educacionais necessárias à operacionalização do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance.
O Comitê é independente das demais áreas/equipes internas, estando subordinado somente ao Conselho de Sócios da UNITED CREATORS.
O Comitê, no exercício de suas funções, deverá agir conforme os valores e as crenças da UNITED CREATORS, bem como no cumprimento das leis pertinentes e de acordo com as regras estabelecidas neste Regimento.
Sua atuação é puramente consultiva, de modo que lhe cabe sugerir ou opinar acerca de questões pertinentes que serão avaliadas pelo Conselho de Sócios.
Como órgão técnico-consultivo destinado à discussão de procedimentos de Ética e Compliance, assessoramento e orientação, o Comitê tem como principais funções:
1. Monitorar as atividades previstas no plano de trabalho do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance;
2. Avaliar, orientar, monitorar e supervisionar os processos de avaliação de riscos de Compliance da UNITED CREATORS, incluindo políticas e procedimentos, em paralelo e de forma complementar a outros comitês existentes e operantes;
3. Reunir-se com a Diretoria para discutir políticas, práticas e procedimentos identificados, no âmbito do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance, como essenciais ao atendimento de leis e/ou à preservação da imagem e das estratégias UNITED CREATORS;
4. Avaliar a efetividade e a suficiência da estrutura de controles internos e dos processos da UNITED CREATORS, propondo melhorias às políticas, às práticas e aos procedimentos empregados e/ou a adoção de iniciativa complementar;
5. Idealizar programas de treinamento, com conteúdo específico para as diversas áreas da UNITED CREATORS;
6. Promover um ambiente ético na UNITED CREATORS, exaltando valores como honestidade, integridade e justiça;
7. Atuar como instância consultiva quantos à questões éticas;
8. Difundir a cultura de gerenciamento de riscos e controles internos relacionados a Compliance, garantindo que todas as leis, as normas e os regulamentos sejam estritamente cumpridos, com a finalidade de reduzir, exterminar e/ou mitigar riscos de Compliance existentes;
9. Acompanhar e zelar pelo fiel cumprimento, pela UNITED CREATORS e seus administradores, colaboradores, restadores de serviço e demais partes relacionadas, de: (i) todas as leis e normas que regem suas atividades, incluindo, dentre outras, normas e regulamentos de regras estabelecidas pela UNITED CREATORS em seu Código de Ética e Conduta e em suas Políticas internas;
10. Avaliar relatos de potenciais não conformidades éticas, registrados no Canal de Denúncias da UNITED CREATORS ou informados à área Jurídica ou ao Departamento de Administração de Pessoal e/ou a líderes e gestores de equipes, e comunicar imediatamente ao Conselho de Sócios as situações de elevado potencial lesivo, assim entendidas como aquelas que (i) coloquem em risco a integridade de colaboradores da UNITED CREATORS ou terceiros relacionados e que (ii) podem resultar em expressiva mancha à reputação da UNITED CREATORS e, como consequência, em prejuízo a seus sócios;
11. Instaurar processos para averiguação de fatos relacionados ao descumprimento de leis pertinentes e normas internas;
12. Solicitar aos departamentos responsáveis todos os documentos necessários à instrução do processo de averiguação de desvios éticos;
13. Contratar, quando necessário à apuração de potenciais não conformidades, consultoria externa especializada em investigações corporativas, assim como acompanhar e avaliar seus trabalhos;
14. Sugerir as medidas disciplinares cabíveis às não conformidades constatadas em processo de averiguação ou de avaliação de performance (relativo a eventual negligência ou omissão de líderes no que tange às responsabilidades de Compliance);
15. Arquivar processos de averiguação de conduta quando o trâmite investigativo for concluído ou caso o reporte não apresentar indícios suficientes para instauração do processo investigativo;
16. Aconselhar acerca de situações de potencial conflito de interesses dentro da UNITED CREATORS;
17. Realizar estudos das boas práticas de Compliance adotadas no mercado e pelas empresas do mesmo setor;
18. Opinar sobre as matérias que lhe sejam submetidas pela Diretoria, pelo Conselho de Sócios ou oriundas no Canal de Denúncias, bem como sobre aquelas que considerar relevantes no âmbito de sua competência;
19. Acompanhar o acolhimento de suas orientações e recomendações, reunindo-se rotineiramente com o Conselho de Sócios, a cada 3 meses;
20. Verificar o cumprimento de suas recomendações e/ou os esclarecimentos às suas manifestações, inclusive quanto às questões relativas ao Plano de Trabalho do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance;
21. Definir e acompanhar a implementação de medidas destinadas à correção das deficiências identificadas no monitoramento do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance;
22. Regular o Canal de Denúncias para que possa receber, inclusive de forma sigilosa, relatos de potenciais não conformidades internas e externas relativas aos negócios da UNITED CREATORS, particularmente quanto a matérias relacionadas ao escopo de suas atividades, conforme estabelecido em procedimento próprio;
23. Elaborar relatório anual, contendo, no mínimo, as seguintes informações:
23. 1. Atividades exercidas no período;
23.2. Quantidade de reuniões realizadas e índice de absentismo;
23.3. Avaliação da adequabilidade do Plano de Trabalho do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance e efetividade dos sistemas de controles internos e de gerenciamento de riscos de Compliance da UNITED CREATORS;
23.4. Breve descrição das recomendações apresentadas à administração da UNITED CREATORS e evidências da implementação das iniciativas pertinentes dentro do período pré-acordado; 5. KPIs do Canal de Denúncias de potencial não conformidade (quantidade de relatos do período; origem; relato anônimo versus identificado; prazo médio de apuração dos relatos; etc.).
23.5. KPIs do Canal de Denúncias de potencial não conformidade (quantidade de relatos do período; origem; relato anônimo versus identificado; prazo médio de apuração dos relatos; etc.).
Os dados pessoais a que o Comitê tiver acesso no exercício de suas atribuições serão tratados como confidenciais, sendo vedado seu uso para fim diverso ao previsto neste Regimento.
O Comitê será composto por 3 (três) membros, designados a cada dois anos pelo Conselho de Sócios, os quais poderão ser reconduzidos por 3 (três) vezes consecutivas, sendo todos eles profissionais de reputação incontestável e que sejam referência na aplicação e/ou fiscalização do tema de Ética e Compliance, e um dos três membros deverá ser um conselheiro externo.
A designação ou a substituição de membro(s) durante o mandato será formalizada em Ata e poderá ocorrer nas seguintes situações:
1. Não observância das diretrizes deste Regimento;
2. Comportamento incompatível com as atribuições da função;
3. Absenteísmo recorrente e injustificável;
4. Encerramento de vínculo com a UNITED CREATORS, empregatício ou comercial;
5. Renúncia do membro.
Além das condições expostas, o Conselho de Sócios, a qualquer momento e sem necessidade de justificativa, poderá destituir qualquer dos membros do Comitê.
Na hipótese de vacância que prejudique a composição mínima – menos de 3 (três) membros –, o Conselho de Sócios, no prazo de até 30 (trinta) dias, designará novo(s) membro(s).
São elegíveis a participar do Comitê: membro do Conselho de Sócios, diretores, executivos da UNITED CREATORS e profissionais externos, como membros convidados, devendo um deles ser designado à Presidência do Comitê.
A eleição do presidente do Comitê de Ética e Compliance se dará no Conselho de Sócios, com, pelo menos, o voto favorável da maioria dos conselheiros.
Na hipótese de empate na eleição do presidente do Comitê de Ética e Compliance, o Conselho poderá convidar, em caráter excepcional, membro externo para emissão de voto de desempate.
Concretizando-se essa hipótese, referido membro externo deverá ser apontado por maioria simples dos membros do Conselho.
Competirá ao presidente reger as atividades do Comitê, sendo responsável, dentre outras atribuições, pelo fluxo de informações, o que inclui a elaboração das pautas e atas das reuniões, contatos com profissionais de diferentes áreas da UNITED CREATORS e emissão do relatório anual.
A função de membro do Comitê de Ética e Compliance é indelegável, devendo ser executada com diligência, imparcialidade e discrição, de modo a servir com lealdade à UNITED CREATORS e a seus Stakeholders.
Os membros indicados para integrar o Comitê de Ética e Compliance e que sejam colaboradores da UNITED CREATORS não receberão nenhum tipo de remuneração extra pelo exercício de suas atribuições no Comitê, o que, sob nenhuma hipótese, será interpretado como acúmulo de funções.
Profissionais externos, que eventualmente sejam convidados a participar de determinada reunião do Comitê, poderão receber uma remuneração definida pelo presidente do colegiado e, conforme o caso, validada pelo Conselho de Sócios da UNITED CREATORS.
O Comitê se reunirá em reuniões ordinárias com periodicidade trimestral, podendo também realizar reuniões extraordinárias mediante solicitação fundamentada de qualquer um de seus membros ou em decorrência de fato grave relacionado às leis a que a UNITED CREATORS deve respeito ou às suas políticas internas.
Caso não haja calendário fixo de reuniões ordinárias, estas serão convocadas pelo presidente do Comitê, por e-mail enviado com antecedência mínima de 1 (uma) semana da data da reunião, com indicação da agenda e da classificação das matérias que serão discutidas. Reuniões extraordinárias serão convocadas por qualquer dos membros, obedecendo às mesmas regras acima dispostas.
As reuniões do Comitê serão realizadas, preferencialmente, na sede da UNITED CREATORS, podendo ser acompanhadas, desde que a privacidade necessária à tratativa das matérias pertinentes seja garantida, por conferência telefônica ou videoconferência. Excepcionalmente, as reuniões poderão ser realizadas em espaço distinto ao da UNITED CREATORS, desde que este atenda aos critérios de sigilo e confidencialidade previstos nesse Regimento.
As pautas das reuniões serão propostas pelo presidente do Comitê de Ética e Compliance, podendo os membros sugerir assuntos adicionais, e serão encaminhadas juntamente com o ato convocatório da reunião, permitindo assim aos membros eventual estudo das matérias a serem tratadas.
As reuniões ocorrerão com a presença de, no mínimo, 2 (dois) membros. Não são válidos os votos de membros que tenham efetivo ou potencial conflito de interesses com quaisquer dos temas discutidos. As ausências deverão ser devidamente justificadas e registradas em Ata. Em caso de ausência de um dos membros e empate dos votos, o presidente do Comitê poderá convidar, em caráter excepcional, outro participante para que este possa emitir o voto de desempate.
O Comitê poderá ser subdividido em Grupos de Ação, conforme competência dos membros e volume de trabalho, de modo a otimizar as atividades oportunas. A subdivisão não descaracteriza a atuação colegiada do Comitê, e todos os resultados das iniciativas conduzidas por cada uma das frentes de trabalho deverão ser monitorados, avaliados e chancelados por todos os membros.
O presidente do Comitê poderá convocar, para as reuniões, colaboradores da UNITED CREATORS, mediante aprovação da maioria dos membros, a fim de que prestem orientações e/ou esclarecimentos acerca de questões de sua competência e especialidade.
A participação de colaboradores que não integram o corpo do colegiado será restrita ao tema pertinente à sua atividade ou área de conhecimento, devendo cada colaborador convidado, antes de tomar conhecimento da matéria que originou o convite, assinar o Termo de Confidencialidade.
As recomendações do Comitê são de caráter consultivo e orientativo, devendo representar o posicionamento da maioria dos votos válidos dos seus membros. Em caso de divergência, o Comitê poderá convidar, em caráter excepcional, um outro membro, para que este emita o voto de desempate.
Nesta hipótese, o referido membro deverá ser apontado por maioria simples dos membros do Comitê.
As deliberações do Comitê serão registradas em Ata e arquivadas na sede da UNITED CREATORS, em local de acesso restrito e seguro, assim como quaisquer outros documentos colocados à disposição, identificados ou produzidos pelos membros no exercício da função de membro do Comitê.
O Comitê deverá elaborar um relatório anual de acordo com a frequência de suas reuniões, prestando contas de suas atividades e com recomendações ao Conselho de Administração.
O prazo de armazenamento dos referidos documentos será de 20 (vinte) dias.
O membro do Comitê que tiver conflito real ou potencial com determinada matéria integrante da pauta de reunião, seja pelo assunto referir-se a área ou departamento sob sua gestão, seja em decorrência de relacionamento pessoal ou familiar com colaborador ou terceiro apontado em relato de potencial não conformidade, este deve se declarar impedido e se abster de participar da discussão da matéria. Também são considerados conflitos de interesses o recebimento, a apuração e o tratamento de qualquer potencial não conformidade relacionada ao próprio membro do Comitê. As declarações de conflito de interesses deverão ser devidamente formalizadas em Ata.
Todas as informações e os documentos colocados à disposição do Comitê, pelos seus membros identificados ou produzidos, são confidenciais, independentemente de registro nesse sentido constar no documento, sendo, portanto, proibido o seu compartilhamento, parcial ou total, com terceiros, salvo: (i) se for estritamente necessário ao desempenho das atribuições do Comitê; (ii) se tiver sido requerido por autoridades governamentais e/ou pessoas investidas de tal autoridade, por exigência legal; (iii) se houver obrigatoriedade de comunicação às autoridades governamentais e/ou pessoas investidas de tal autoridade, quando decorrente de exigência legal.
O(s) agente(s) externo(s), assim entendido(s) o(s) colaborador(es) da empresa convidado(s) para prestação de informações técnicas ou relativas às suas atividades ou a seu departamento, ou especialista(s) independente(s), terá(ão) acesso às informações das quais o Comitê tem a posse e/ou a propriedade, nos limites e na proporção necessários ao desempenho da função ou ao cumprimento do objetivo do convite, e deverão ser vinculados mediante a formalização de Termo de Confidencialidade em consonância com este instrumento.
Casos Omissos Eventuais
Casos omissos neste Regimento Interno e dúvidas de interpretação das suas disposições serão objeto de votação e, conforme a pertinência, levados para análise e decisão do Conselho de Sócios.
Atualização do Regimento Interno
Será revisto sempre que os membros do Comitê ou do Conselho de Sócios da UNITED CREATORS julgarem pertinente, sendo que todas as alterações deverão ser aprovadas pelo Conselho de Sócios.
Efeitos
Este Regimento entrará em vigor na data de sua aprovação abaixo.
São Paulo, 30 de novembro de 2021.