Regimento

REGIMENTO DO COMITÊ DE ÉTICA E COMPLIANCE

30 de novembro de 2021.

Introdução 

O Comitê de Ética e Compliance do GRUPO SUNO UNITED CREATORS (“Comitê” e “Grupo”), composto pelas Razões Sociais e CNPJs: Suno Comunicação Integrada LTDA – CNPJ N° 27.516.099 / 0001-35; SUP Mídia Interativa LTDA – CNPJ N° 33.906.896/0001-21; SUX Eventos LTDA – CNPJ N° 35.257.243/0001-94; Suno Entertainment – CNPJ N° 31.482.633/0001-07; Supa Comunicação e Publicidade LTDA – CNPJ N° 41.272.567/0001-02, é órgão de planejamento, coordenação e supervisão das atividades de Compliance e Conduta do Grupo.

Cabe ao Comitê estabelecer os critérios mínimos de boas práticas relativas à matéria a serem seguidos por colaboradores, parceiros de negócios e comerciais – clientes, fornecedores e demais partes relacionadas, de forma a assegurar o cumprimento das diretrizes estabelecidas no Código de Ética e Conduta do Grupo SUNO e suas políticas complementares, garantindo um ambiente de negócios íntegro e a preservação do ativo reputacional do Grupo.


Este Comitê é formado por um grupo de trabalho orientado à instrução das atividades consultivas, investigativas e educacionais necessárias à operacionalização do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance.
O Comitê é independente às demais áreas/equipes internas, estando subordinado somente ao Conselho de Sócios do Grupo SUNO.

O Comitê, no exercício de suas funções, deverá agir conforme os valores do Grupo SUNO, leis pertinentes e de acordo com as regras estabelecidas neste Regimento.
Sua atuação é puramente consultiva, de modo que lhe cabe sugerir ou opinar acerca de questões pertinentes que serão avaliadas pelo Conselho de Sócios.

Competência 

Como órgão técnico-consultivo destinado à discussão de procedimentos de Ética e Compliance, assessoramento e orientação, o Comitê tem como principais funções:

  1. 1. Monitorar as atividades previstas no plano de trabalho do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance;
  2. 2. Avaliar, orientar, monitorar e supervisionar os processos de avaliação de riscos de compliance do Grupo, incluindo políticas e procedimentos, em paralelo e de forma complementar a outros comitês existentes e operantes;
  3. 3. Reunir-se com a Diretoria para discutir políticas, práticas e procedimentos identificados, no âmbito do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance, como essenciais ao atendimento de leis e/ou à preservação da imagem e estratégias do Grupo;
  4. 4. Avaliar a efetividade e a suficiência da estrutura de controles internos e dos processos do Grupo, propondo melhorias às políticas, práticas e procedimentos empregados e/ou a adoção de iniciativa complementar;
  5. 5. Idealizar programas de treinamentos, com conteúdo específico para as diversas áreas do Grupo SUNO;
  6. 6. Promover um ambiente ético no Grupo, exaltando valores como honestidade, integridade e justiça;
  7. 7. Atuar como instância consultiva quantos à questões éticas;
  8. 8. Difundir a cultura de gerenciamento de riscos e controles internos relacionados à compliance, garantindo que todas as leis normas e regulamentos sejam estritamente cumpridos, com a finalidade de reduzir, exterminar e/ou mitigar riscos de compliance existentes;
  9. 9. Acompanhar e zelar pelo fiel cumprimento, pelo Grupo SUNO, seus administradores, colaboradores, prestadores de serviço e demais partes relacionadas, de: (i) todas as leis e normas que regem as atividades do Grupo, incluindo, dentre outras, normas e regulamentos de regras estabelecidas pelo Grupo SUNO em seu Código de Ética e Conduta e suas Políticas internas;
  10. 10. Avaliar relatos de potenciais não conformidades, registrados nos Canais de Denúncia do Grupo informados à área Jurídica ou Departamento de Recursos Humanos e/ou a líderes e gestores de equipes, e comunicar imediatamente ao Conselho de Sócios as situações de elevado potencial lesivo, assim entendidas como aquelas que (i) coloquem em risco a integridade  de colaboradores do Grupo SUNO ou terceiros relacionados, (ii) podem resultar em expressiva mancha à reputação do Grupo e, como consequência, prejuízo a seus sócios;
  11. 11. Instaurar processos para averiguação de fatos relacionados ao descumprimento de leis pertinentes e normas internas;
  12. 12. Solicitar aos departamentos responsáveis todos os documentos necessários à instrução do processo de averiguação de desvios éticos;
  13. 13. Contratar, quando necessário à apuração de potenciais não conformidades, consultoria externa especializada em investigações corporativas, e acompanhar e avaliar seus trabalhos;
  14. 14. Sugerir as medidas disciplinares cabíveis às não conformidades constatadas em processo de averiguação ou de avaliação de performance (relativo a eventual negligência ou omissão de líderes no que tange às responsabilidades de Compliance);
  15.  15. Arquivar processos de averiguação de conduta quando o trâmite investigativo for concluído ou caso o reporte não apresentar indícios suficientes para instauração do processo investigativo;
  16. 16. Aconselhar acerca de situações de potencial conflito de interesses dentro do Grupo;
  17. 17. Realizar estudos das boas práticas de compliance adotadas no mercado e pelas empresas do mesmo setor;
  18. 18. Opinar sobre as matérias que lhe sejam submetidas pela Diretoria, Conselho de Sócios ou Canal de Denúncia, bem como sobre aquelas que considerar relevantes no âmbito de sua competência;
  19. 19. Acompanhar o acolhimento de suas orientações e recomendações, reunindo-se rotineiramente com o Conselho de Sócios, a cada 3 meses;
  20. 20. Verificar o cumprimento de suas recomendações e/ou esclarecimentos às suas manifestações, inclusive quanto às questões relativas ao Plano de Trabalho do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance;
  21. 21. Definir e acompanhar a implementação de medidas destinadas à correção das deficiências identificadas no monitoramento do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance;
  22. 22. Regular o Canal para receber, inclusive de forma sigilosa, relato de potenciais não conformidades internas e externas relativas aos negócios do Grupo, particularmente quanto a matérias relacionadas ao escopo de suas atividades, conforme estabelecido em procedimento próprio;
  23. 23. Elaborar relatório anual, contendo, no mínimo, as seguintes informações: (i) as atividades exercidas no período; (ii) quantidade de reuniões realizadas e índice de absentismo; (iii) avaliação da adequabilidade do Plano de Trabalho do Programa de Código de Conduta, Ética e Compliance e efetividade dos sistemas de controles internos e de gerenciamento de riscos de compliance do Grupo; (iv) breve descrição das recomendações apresentadas à administração do Grupo SUNO e evidências da implementação das iniciativas pertinentes dentro do período pré acordado; (v) KPIs do Canal de comunicação de potencial não conformidade (quantidade de relatos do período; origem; relato anônimo Versus identificado; prazo médio de apuração dos relatos; etc.). Os dados pessoais que o Comitê tiver acesso no exercício de suas atribuições serão tratados como confidenciais, sendo vedado seu uso para fim diverso ao previsto neste Regimento.

Composição

O Comitê será composto por 3 (três) membros, designados a cada dois anos pelo Conselho de Sócios, podem ser reeleitos por 3 vezes consecutivas, todos profissionais de reputação incontestável e que sejam referência na aplicação e/ou fiscalização do tema de Ética e Compliance, um dos três membros deverá ser um conselheiro externo. As designações, ou substituição de membro durante o mandato, serão formalizadas em Ata.

As substituições durante o mandato poderão ocorrer nas seguintes situações:

  1. 1. Não observância das diretrizes deste Regimento;
  2. 2. Comportamento incompatível às atribuições da função;
  3. 3. Absenteísmo recorrente e injustificável;
  4. 4. Encerramento de vínculo com o Grupo SUNO, empregatício ou comercial;
  5. 5. Renúncia do membro.


Além das condições expostas, o Conselho de Sócios, a qualquer momento e sem necessidade de justificativa, poderá destituir qualquer dos membros do Comitê. Na hipótese de vacância que prejudique a composição mínima – menos de 3 (três) membros – o Conselho de Sócios, no prazo de até 30 (trinta) dias, designará novo(s) membro(s).

São elegíveis a participar do Comitê: membro do Conselho de Sócio, diretores, executivos do Grupo SUNO e profissionais externos, como membros convidados, devendo um deles ser designado à Presidência do Comitê. A eleição do Presidente do Comitê de Ética se dará no Conselho de Sócios, com, pelo menos, o voto favorável da maioria dos conselheiros. Na hipótese de empate na eleição do Presidente do Comitê de Ética e Compliance, o Conselho poderá convidar, em caráter excepcional, membro externo para emissão de voto de desempate. Nesta hipótese, referido membro externo deverá ser apontado por maioria simples dos membros do Conselho. Competirá ao Presidente reger as atividades do Comitê, sendo responsável, dentre outras coisas, pelo fluxo de informações, o que inclui, mas não se limita à elaboração das pautas e atas das reuniões, contatos com profissionais de diferentes áreas do Grupo, e emissão do relatório anual.

A função de membro do Comitê é indelegável, devendo ser executada com diligência, imparcialidade e discrição, de modo a servir com lealdade ao Grupo e seus stakeholders. Os membros indicados para integrar o Comitê de Ética e Compliance, que sejam colaboradores do Grupo SUNO, não receberão qualquer tipo de remuneração extra pelo exercício das atribuições do Comitê, que, sob hipótese alguma, será interpretado como acúmulo de funções.

Os profissionais externos que sejam convidados para participar de determinada reunião do Comitê poderá ter uma remuneração definida pelo Presidente do colegiado e, conforme o caso, validada pelo Conselho de Sócios do grupo SUNO.

Desenvolvimento das Atividades 

Periodicidade: O Comitê se reunirá em reuniões ordinárias com periodicidade trimestral, podendo também realizar reuniões extraordinárias mediante solicitação fundamentada de qualquer um de seus membros ou em decorrência de fato grave relacionado às leis a que o Grupo deve respeito ou suas políticas internas.

Convocação: Caso não haja calendário fixo de reuniões ordinárias, estas serão convocadas pelo Presidente do Comitê, por e-mail enviado com antecedência mínima de 1 (uma) semana da data da reunião, indicando a agenda e classificação das matérias a serem discutidas. As reuniões extraordinárias serão convocadas por qualquer dos membros, obedecendo às mesmas regras acima dispostas.

Local das Reuniões: As reuniões serão realizadas, preferencialmente, na sede do Grupo, podendo ser acompanhadas, desde que a privacidade necessária à tratativa das matérias pertinentes seja garantida, por conferência telefônica ou videoconferência. Excepcionalmente, as reuniões poderão ser realizadas em espaço distinto ao do Grupo, desde que atenda aos critérios de sigilo e confidencialidade previstos nesse Regimento.

Pauta das Reuniões: As pautas das reuniões serão propostas pelo Presidente do Comitê, podendo os membros sugerir assuntos adicionais, e serão encaminhadas juntamente com o ato convocatório da reunião, permitindo aos membros eventual estudo das matérias a serem tratadas.

Grupo de Ação: O Comitê poderá subdividir-se em Grupos de Ação, conforme competência dos membros e volume de trabalhos, de modo a otimizar as atividades oportunas. A subdivisão não descaracteriza a atuação colegiada do Comitê, devendo os resultados das iniciativas conduzidas por cada uma das frentes de trabalho serem monitorados, avaliados e chancelados por todos os membros.

Participação de Colaboradores do grupo SUNO: O Presidente do Comitê poderá convocar para as reuniões, mediante aprovação da maioria dos membros, colaboradores do Grupo para que prestem orientações e/ou esclarecimentos acerca de questões de sua competência e especialidade. A participação de colaboradores que não integram o corpo do colegiado será restrita ao tema pertinente à sua atividade ou área de conhecimento, devendo o colaborador convidado, antes do conhecimento da matéria que originou o convite, assinar Termo de Confidencialidade.

Recomendações do Comitê: As recomendações do Comitê são de caráter consultivo e orientativo, devendo representar o posicionamento da maioria dos votos válidos dos seus membros. Em caso de divergência, o Comitê poderá convidar, em caráter excepcional, outro membro para emissão de voto de desempate. Nesta hipótese, referido membro deverá ser apontado por maioria simples dos membros do Comitê.

Registro e Guarda de Documentos: As deliberações do Comitê serão registradas em Ata e arquivadas na sede do Grupo, em local de acesso restrito e seguro, assim como quaisquer outros documentos colocados à disposição, identificados ou produzidos pelos membros no exercício da função de membro do Comitê. O Comitê deverá elaborar relatório anual de acordo com a frequência de suas reuniões, prestando contas de suas atividades e recomendações ao Conselho de Administração. O prazo de armazenamento dos referidos documentos será de 20 dias.

Conflito de Interesses

O membro do Comitê que tiver conflito real ou potencial com determinada matéria integrante da pauta de reunião, seja pelo assunto referir-se a área/departamento sob sua gestão, seja em decorrência de relacionamento pessoal ou familiar com colaborador ou terceiro apontado em relato de potencial não conformidade, deve declarar-se impedido e abster-se da discussão da matéria.

É considerado, também, conflito de interesse o recebimento, apuração e tratamento de potencial não conformidade relacionada ao próprio membro do Comitê. As declarações de conflito deverão ser devidamente formalizadas em Ata.

Confidencialidade 

Todas as informações e documentos colocados à disposição do Comitê, pelos seus membros identificados ou produzidos são confidenciais, independentemente se registro nesse sentido constar no documento, sendo proibido seu compartilhamento, parcial ou total, com terceiros, salvo se (i) estritamente necessário ao desempenho das atribuições do Comitê (ii) requerida por autoridades governamentais e/ou pessoas investidas de tal autoridade, por exigência legal ou (iii) haja obrigatoriedade de comunicação às autoridades governamentais e/ou pessoas investidas de tal autoridade quando decorrente de exigência legal.

Agentes externos, assim entendido os colaboradores da empresa convidados para prestação de informações técnicas ou relativas às suas atividades ou departamento, ou especialistas independentes, terão acesso às informações que o Comitê tem a posse e/ou propriedade, nos limites e na proporção necessária ao desempenho da função ou cumprimento do objetivo do convite e deverão ser vinculados mediante a formalização de Termo de Confidencialidade em consonância com este instrumento.

Considerações Finais 

Casos Omissos Eventuais: Neste Regimento Interno e dúvida de interpretação das suas disposições serão objeto de votação e, conforme pertinente, levados à análise e decisão do Conselho de Sócios.

Atualização do Regimento Interno: Será revisto sempre que os membros do Comitê ou do Conselho de Sócios do Grupo SUNO julgarem pertinente, sendo que todas as alterações deverão ser aprovadas pelo Conselho de Sócios do Grupo.

Efeitos: Este Regimento entrará em vigor na data de sua aprovação abaixo.

São Paulo, 30 de novembro de 2021.

índice FAQ